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06.11.2026
Microsoft 365 bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu verbessern, Informationen effizienter bereitzustellen und Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Doch mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch mehr Produktivität.
Ohne klare Regeln, abgestimmte Geschäftsprozesse und eine durchdachte Sicherheitsstrategie kann ein moderner Arbeitsplatz schnell zu zusätzlicher Komplexität führen. Ein erfolgreicher Modern Workplace muss deshalb mehr leisten, als lediglich neue Technologien bereitzustellen: Er soll Mitarbeitenden ermöglichen, orts- und geräteunabhängig zusammenzuarbeiten, benötigte Informationen schnell zu finden und ihre Aufgaben sicher zu erledigen.
Doch wie gelingt das in der Praxis? Wo sollten Unternehmen bei der Planung ansetzen und welche Faktoren entscheiden über den Erfolg? Darüber sprechen wir mit Marco Jilg, der seit 25 Jahren im Bereich Digitalisierung tätig ist und Unternehmen seit 20 Jahren insbesondere auf Microsoft-Plattformen begleitet.
Im vollständigen Experteninterview spricht Marco Jilg über die Erfolgsfaktoren eines modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365.
Der Begriff Modern Workplace wird häufig sehr unterschiedlich verwendet. Für Marco Jilg beschreibt er einen digitalen Arbeitsplatz, der orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht und Mitarbeitenden alle Informationen zur Verfügung stellt, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen – und das innerhalb eines sicheren Rahmens.
Entscheidend ist dabei, nicht direkt mit der Auswahl oder Einführung einzelner Microsoft-365-Anwendungen zu beginnen. Vielmehr müssen drei Perspektiven von Anfang an zusammengebracht werden:
Werden eine oder mehrere dieser Perspektiven bei der Planung vernachlässigt, entstehen blinde Flecken. Die technische Lösung passt dann möglicherweise nicht zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen oder wird von den Mitarbeitenden nicht angenommen.
Ein Modern Workplace sollte deshalb immer aus den konkreten Anforderungen des Unternehmens heraus entwickelt werden – nicht aus den Möglichkeiten einer Software heraus.
Microsoft 365 stellt Unternehmen eine Vielzahl an Werkzeugen zur Verfügung: von Kommunikation und Zusammenarbeit über Informationsmanagement bis hin zur Entwicklung individueller Lösungen. Diese Vielfalt ist eine große Chance, kann aber auch zu unübersichtlichen Strukturen führen.
Deshalb sollten Unternehmen zwei grundlegende Fragen beantworten: Was möchte ich erreichen und wie möchte ich es erreichen?
Das Was beschreibt die Strategie, also die geschäftlichen Ziele und gewünschten Ergebnisse. Das Wie beschreibt die Governance: Welche Regeln, Verantwortlichkeiten und Standards gelten bei der Nutzung der Technologien?
Beide Aspekte müssen von Anfang an zusammengedacht werden. Dazu gehört beispielsweise, festzulegen, wie Teams und SharePoint-Strukturen aufgebaut werden, wer Berechtigungen vergeben darf und wie Informationen innerhalb des Unternehmens abgelegt und geteilt werden.
Wird Microsoft 365 dagegen einfach ausgerollt und anschließend sich selbst überlassen, können über die Zeit gewachsene Berechtigungsstrukturen, uneinheitliche Ablagen und unklare Verantwortlichkeiten entstehen.
Gerade bei Zugriffsrechten ist das relevant. Nicht jeder Sicherheitsvorfall geht auf externe Angriffe zurück. Auch unübersichtliche Berechtigungen und unbedachte Freigaben können dazu führen, dass Mitarbeitende Zugriff auf Informationen erhalten, die sie eigentlich nicht benötigen.
Ein moderner Arbeitsplatz muss einfach nutzbar und gleichzeitig sicher sein. Für Marco Jilg ist das kein Widerspruch. Er vergleicht Sicherheitsmaßnahmen mit den Bremsen eines Autos: Sie machen nicht grundsätzlich langsamer, sondern ermöglichen erst, sich sicher und kontrolliert schnell zu bewegen.
Entscheidend ist, Risiken angemessen abzusichern, ohne Mitarbeitende mit unnötigen Regeln zu belasten. Statt pauschal immer strengere Vorgaben zu machen, sollten Unternehmen auf intelligente Sicherheitsmechanismen setzen.
Ein Beispiel sind adaptive Sicherheitsmaßnahmen: Erkennt ein System ungewöhnliche Zugriffsmuster, etwa einen Zugriff aus einem unerwarteten geografischen Umfeld, kann es zusätzliche Sicherheitsprüfungen verlangen. Im normalen Arbeitsalltag bleiben die Abläufe dagegen möglichst unkompliziert.
Ein weiterer wichtiger Baustein ist das Identitäts- und Berechtigungsmanagement. Unternehmen müssen nachvollziehbar regeln, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Dafür braucht es klare Verantwortlichkeiten und Leitplanken – insbesondere in den Fachbereichen, in denen viele Inhalte entstehen und geteilt werden.
Sicherheit sollte somit nicht als nachträgliche Einschränkung verstanden werden, sondern als integraler Bestandteil des Modern Workplace.
Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive und OneNote bieten unterschiedliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Werden sie jedoch ohne klare Regeln eingesetzt, kann die Vielzahl an Werkzeugen schnell zu Doppelstrukturen führen.
Wenn dieselbe Information gleichzeitig per E-Mail, Teams-Nachricht und über weitere Kanäle verbreitet wird, entsteht dadurch nicht automatisch ein Mehrwert. Informationen werden lediglich mehrfach verteilt.
Stattdessen sollten Unternehmen definieren, welches Werkzeug für welchen Zweck vorgesehen ist. Eine mögliche Orientierung:
Solche Standards schaffen Orientierung und reduzieren unnötige Wechsel zwischen Anwendungen.
Dabei sollten Unternehmen nicht nur die Tools betrachten, sondern auch ihre Geschäftsprozesse. Häufig liegen die eigentlichen Herausforderungen weniger in der Technik als in organisatorischen Abläufen: Informationen werden an einer Stelle erzeugt, an einer anderen benötigt und dazwischen nicht sinnvoll weitergegeben.
Werden diese Zusammenhänge sichtbar gemacht, lassen sich Prozesse gezielt verbessern und Informationen besser miteinander verbinden.
„Produktivität entsteht nicht durch Funktionen, sondern eigentlich durch Klarheit.“
Marco Jilg, Lead Consultant M365 bei Netz16 (Teil der accompio-Gruppe)
Selbst ein technisch sauber eingerichteter Modern Workplace bringt wenig, wenn die Mitarbeitenden die neuen Möglichkeiten nicht nutzen. Ein neues Teams-Symbol auf dem Desktop verändert noch keine Arbeitsgewohnheiten.
Eine wichtige Rolle können dabei sogenannte Hidden Champions aus den Fachbereichen übernehmen. Das sind Mitarbeitende, die nicht nur die technischen Funktionen kennenlernen, sondern auch verstehen, welche Mehrwerte und Arbeitsweisen dahinterstehen.
Sie können ihr Wissen innerhalb ihrer Teams weitergeben, als Ansprechpartner dienen und Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag aufnehmen. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der deutlich näher an den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden ist als eine rein zentrale Einführung.
Für die Umsetzung empfiehlt Marco Jilg den Ansatz „Think big, start small“: Unternehmen sollten eine klare Vorstellung davon haben, wo sie langfristig hinwollen, aber mit überschaubaren Schritten beginnen. So bleibt die Transformation handhabbar, ohne die strategische Richtung aus den Augen zu verlieren.
Für die ersten Schritte nennt er drei Prioritäten:
Der Erfolg sollte anschließend nicht nur anhand der technischen Einführung bewertet werden. Auch kürzere Prozesslaufzeiten, weniger Support-Aufwand, weniger Sicherheitsvorfälle, ein schnellerer Informationszugriff und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit geben Aufschluss darüber, ob sich der Modern Workplace tatsächlich verbessert hat.
accompio unterstützt Unternehmen bei der Planung moderner Arbeitsplätze, die Sicherheit und Produktivität miteinander verbinden.
Microsoft 365 bietet eine leistungsfähige technologische Grundlage für moderne Zusammenarbeit. Ob daraus tatsächlich ein produktiver Arbeitsplatz entsteht, hängt jedoch von weit mehr ab als den verfügbaren Funktionen.
Unternehmen brauchen eine klare Strategie, verbindliche Governance-Regeln, eine durchdachte Sicherheitsarchitektur und Standards für die tägliche Zusammenarbeit. Ebenso wichtig ist es, Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen und sie bei der Veränderung ihrer Arbeitsweisen zu begleiten.
Die zentrale Erkenntnis: Produktivität entsteht nicht durch möglichst viele Funktionen, sondern durch Klarheit darüber, wie Menschen, Prozesse und Technologien sinnvoll zusammenspielen.
Marco weiß, weshalb klare Standards für moderne Arbeitsplätze entscheidend sind. Er gibt Unternehmen konkrete Empfehlungen von der Analyse des Status quo über die Definition gemeinsamer Regeln bis zur Befähigung der Mitarbeitenden.
Ein Modern Workplace ist ein digitaler Arbeitsplatz, der orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht. Mitarbeitende können sicher auf die Informationen und Werkzeuge zugreifen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Microsoft 365 stellt Anwendungen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsmanagement bereit. Dazu gehören unter anderem Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive und OneNote. Entscheidend ist, diese Werkzeuge passend zu den Geschäftsprozessen und Anforderungen des Unternehmens einzusetzen.
Technologie allein verändert keine Arbeitsweisen. Ohne Strategie, Governance, klare Standards und die Einbindung der Mitarbeitenden können neue Anwendungen sogar zusätzliche Komplexität erzeugen.
Durch risikobasierte Sicherheitsmaßnahmen, klare Berechtigungsstrukturen und intelligente Schutzmechanismen. Ziel ist es, relevante Risiken abzusichern, ohne Mitarbeitende durch unnötige Regeln im Arbeitsalltag auszubremsen.
Hilfreich sind Schulungen, klare Regeln für die Zusammenarbeit und sogenannte Hidden Champions aus den Fachbereichen. Sie vermitteln Wissen, zeigen konkrete Mehrwerte auf und geben Feedback aus dem Arbeitsalltag weiter.
Mögliche Kennzahlen sind kürzere Prozesslaufzeiten, weniger Support-Aufwand, weniger Sicherheitsvorfälle und ein schnellerer Zugriff auf Informationen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die wahrgenommene Benutzerfreundlichkeit sind wichtige Indikatoren.
