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13.10.2026
Agile Methoden, klassische Projektplanung oder externes Projektmanagement: Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre IT-Projekte zu organisieren. Doch welcher Ansatz passt zu welchem Vorhaben? Und worauf kommt es an, damit ein Projekt nicht nur formal abgeschlossen wird, sondern auch den gewünschten Nutzen erzielt?
Sven Petschull, IT-Projektmanager bei accompio, begleitet seit über 14 Jahren Kunden aus unterschiedlichen Branchen bei IT-Projekten. Im Interview erklärt er, warum Projekterfolg mehr als die Einhaltung von Zeit und Budget bedeutet, wann hybride Ansätze sinnvoll sind und wie externe Projektmanager Unternehmen entlasten können.
Im vollständigen Experteninterview erklärt Sven Petschull, IT-Projektmanager bei accompio, wie Unternehmen ihre IT-Projekte erfolgreich steuern und wann sich externe Unterstützung lohnt.
Zeit, Budget und Leistungsumfang bilden wichtige Kriterien für die Steuerung eines IT-Projekts. Sie allein sagen jedoch noch nicht aus, ob das Vorhaben tatsächlich erfolgreich war.
Ein Projekt kann formal abgeschlossen sein, während Anwender mit einer neuen IT-Umgebung nicht zurechtkommen oder wichtige Stakeholder unzufrieden bleiben. Der vereinbarte Leistungsumfang wurde dann zwar erfüllt, der gewünschte Nutzen aber möglicherweise nicht erreicht.
Für Sven Petschull gehören deshalb sowohl die Zufriedenheit der Beteiligten als auch der tatsächliche Mehrwert zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren. Projektmanagement muss nicht nur Aufgaben koordinieren, sondern auch sicherstellen, dass die Ergebnisse im Unternehmensalltag funktionieren.
Nicht jedes IT-Projekt benötigt dieselbe Vorgehensweise. Agile Methoden eignen sich besonders, wenn Anforderungen sich weiterentwickeln, iterativ gearbeitet wird und regelmäßiges Kundenfeedback in die Umsetzung einfließen soll.
Klassisches Projektmanagement bleibt dagegen sinnvoll, wenn sich Vorhaben mit klaren Anforderungen, Meilensteinen und Budgets strukturieren lassen. Agilität ist also kein Selbstzweck – entscheidend ist, welche Methode das jeweilige Projekt am besten unterstützt.
Ein hybrider Ansatz kann beide Welten verbinden: Während Budget, Meilensteine und übergeordnete Planung klassisch organisiert werden, arbeitet das Projektteam innerhalb definierter Grenzen agil. Voraussetzung dafür sind klar geregelte Schnittstellen und ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten. Auch das Management muss die gewählte Arbeitsweise mittragen.
Gerade durch neue Technologien und KI können sich Anforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten schneller verändern. Ein Projektplan sollte deshalb Orientierung geben, aber nicht unverändert bestehen bleiben müssen. Projektmanager müssen Entwicklungen bewerten und die Strategie bei Bedarf anpassen können.
Mindestens ebenso wichtig ist die Organisation hinter dem Plan. Werden Mitarbeitende aus dem Tagesgeschäft zusätzlich mit Projektaufgaben betraut, fehlt ihnen mitunter die Zeit, sich ausreichend um die Projektsteuerung zu kümmern. Unklare Rollen und fehlende Kapazitäten können so zum Risiko werden.
Ein guter IT-Projektmanager behält deshalb das Gesamtbild im Blick, erkennt Abhängigkeiten und Risiken frühzeitig und kommuniziert proaktiv. Er vermittelt außerdem zwischen technischen Teams und Management, damit unterschiedliche Perspektiven und Interessen zusammengeführt werden.
Ein externer Projektmanager ist besonders dann eine Option, wenn interne Kapazitäten fehlen oder ein Unternehmen nur gelegentlich komplexe IT-Projekte umsetzt. Wer regelmäßig zahlreiche IT-Projekte durchführt, kann dagegen vom Aufbau eigener Projektmanagement-Kompetenzen profitieren.
Externe Unterstützung bietet weitere Vorteile: Der Projektmanager bringt einen unabhängigen Blickwinkel ein und kann sich gezielt auf das Vorhaben konzentrieren, statt parallel das operative Tagesgeschäft zu bewältigen. Anforderungen lassen sich dadurch neutraler bewerten und Entscheidungen strukturiert vorbereiten.
Wichtig ist allerdings, dass der externe Projektmanager tatsächlich Verantwortung übernimmt. Wer lediglich Statusberichte erstellt und Arbeitspakete nachverfolgt, entlastet das Unternehmen nur begrenzt. Welche Entscheidungen eigenständig getroffen werden dürfen, muss deshalb vorab klar vereinbart sein.
Auch der Kunde bleibt in der Verantwortung: Er muss notwendige Informationen, Ressourcen und Ansprechpartner bereitstellen und Entscheidungen treffen, die beispielsweise Budget oder Projektumfang betreffen.
Neben Methoden und Planung entscheiden vor allem die Zusammenarbeit und Kommunikation über den Projekterfolg. Ein guter Projektmanager versteht die unterschiedlichen Interessen der Stakeholder, fördert den Zusammenhalt im Team und schafft Transparenz.
Dazu gehört auch, technologische Themen verständlich für das Management aufzubereiten. Tiefes technisches Expertenwissen ist dafür nicht zwingend notwendig – ein grundlegendes technisches Verständnis hilft jedoch, Entscheidungen nachzuvollziehen und das Projektteam sinnvoll zu begleiten.
Bei externen Projektmanagern kommt der Wissenstransfer hinzu. Projekterkenntnisse sollten nicht mit dem Ende des Mandats verloren gehen. Ein strukturierter Projektabschluss und gemeinsame „Lessons Learned“ helfen dabei, Erfahrungen zu sichern und an das Unternehmen weiterzugeben.
Gerade im Zeitalter von KI bleibt für Petschull der menschliche Faktor entscheidend: Transparenz, Offenheit und eine vertrauensvolle Beziehung zum Kunden bilden eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit.
„Der Kunde ist immer noch ein Mensch.“
Sven Petschull, IT-Projektmanager bei accompio
accompio unterstützt Unternehmen mit erfahrenem IT-Projektmanagement, um interne Teams von der Planung über die Umsetzung bis zum Projektabschluss zu entlasten.
Ob agil, klassisch, hybrid oder mit externer Unterstützung: Es gibt keinen Ansatz, der für jedes IT-Projekt gleichermaßen geeignet ist. Unternehmen sollten ihre Anforderungen, verfügbaren Kapazitäten und organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigen.
Klare Verantwortlichkeiten, flexible Planung und eine offene Kommunikation schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Projekte nicht nur auf dem Papier erfolgreich sind, sondern im Unternehmen einen echten Nutzen erzielen. Externe IT-Projektmanager können dabei helfen, fehlende Kapazitäten auszugleichen, Komplexität zu reduzieren und vorhandene Teams gezielt zu entlasten.
Sven unterstützt mit seiner langen Erfahrung als Projektmanager Unternehmen bei der effizienten Steuerung ihrer IT-Projekte zur Entlastung interner Teams.
Agiles Projektmanagement eignet sich insbesondere für Vorhaben, bei denen Anforderungen sich verändern können, iterativ gearbeitet wird und regelmäßiges Feedback in die Umsetzung einfließen soll.
Klassisches Projektmanagement arbeitet stärker mit vorab definierten Plänen und Meilensteinen. Agile Methoden setzen auf iterative Umsetzung und Anpassungsfähigkeit. Hybrides Projektmanagement kombiniert beide Ansätze, beispielsweise durch klassische Budgetplanung und agile Arbeit im Projektteam.
Externe Unterstützung ist sinnvoll, wenn interne Kapazitäten fehlen, nur gelegentlich komplexe IT-Projekte anstehen oder ein unabhängiger Blickwinkel gefragt ist.
Neben Planung und Organisation sind proaktives Risikomanagement, Kommunikationsstärke, Stakeholder-Management und ein grundlegendes technisches Verständnis wichtig. Ebenso sollte ein Projektmanager zwischen technischen Teams und Management vermitteln können.
Ein strukturierter Projektabschluss, dokumentierte Ergebnisse und gemeinsame „Lessons Learned“ helfen, Erfahrungen zu sichern und an interne Mitarbeitende zu übergeben.
