Ob senden oder empfangen, die meisten Unternehmen stehen jeden Tag im E-Mailverkehr, denn E-Mails sind ein unverzichtbares Mittel zur internen und externen Kommunikation im Unternehmensalltag.

Doch genau dieses beliebte Medium, die Kommunikation via E-Mails, bietet gleichzeitig die größte Angriffsfläche für Cyberkriminalität. Beispielsweise durch Phishing-Mails – vertrauenswürdig aussehende, aber betrügerische E-Mails – finden Malware und andere Schadsoftware schnell einen Weg ins Datensystem Ihres Unternehmens.

Aus diesem Grund ist es umso bedeutender, dass Sie eine robuste E-Mail-Sicherheitsstrategie einsetzen, um die E-Mail-Sicherheit in Ihrem Unternehmen zu erhöhen und damit Ihre vertraulichen Unternehmensdaten und -systeme schützen.

Dies gelingt am besten, indem Sie verschiedene technologische IT-Sicherheitsmaßnahmen für die E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen zeitgleich einsetzen:

• Spam-Filter und Antiviren-Software: Automatisierte Systeme unterstützen bei der Erkennung verdächtiger E-Mails und blockieren diese. Dadurch können schädliche Inhalte identifiziert werden, bevor sie den Posteingang einer Ihrer Mitarbeitenden erreichen.
• E-Mail-Verschlüsselung: Durch E-Mail-Verschlüsselung können sensible Informationen geschützt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt nur von autorisierten Personen eingesehen werden kann.
• Digitale Signatur: Eine digitale Unterschrift gewährleistet, dass die E-Mail unverändert bleibt und von der „richtigen“ Person versendet wurde.
• Authentifizierungsprotokolle: Technologien wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) dienen der Authentifizierung von E-Mails und verhindern Spoofing-Angriffe (Vortäuschung einer fremden Identität).

Aber auch die beste technische Basis, sei es eine Firewall oder eine bestimmte E-Mail-Verschlüsselung, ist nutzlos, wenn der Mensch selbst das schwächste Glied in der IT-Sicherheitskette ist. Denn ein einzelner voreiliger Klick kann trotz der technologischen IT-Sicherheitsvorkehrungen schwerwiegende Folgen mit sich bringen.

Die Methoden, die Cyberkriminelle anwenden, um an Daten zu gelangen und/oder Schadsoftware auf den jeweiligen Geräten zu platzieren, werden immer raffinierter.

 

Mit diesen beiden Taktiken nutzen Cyberkriminelle die Schwachstelle „Mensch“ aus:

#1 Social Engineering – menschliches Verhalten wird ausgenutzt

Cyberkriminelle setzen auf unser emotionales Wesen. Unter Druck, mit Furcht, Mitleid oder Vertrauen werden Nutzer:innen von Cyberkriminellen dazu verleitet, Phishing-Mails mit infizierten Links oder Anhängen zu öffnen. Nicht selten werden somit vertrauliche Daten, wie Passwort oder Bankdaten preisgegeben. Social Engineering – eine Masche, die weitläufig funktioniert, großen Schaden verursachen kann und ein enormes Risiko für die E-Mail-Sicherheit von Unternehmen darstellt.

 

#2 Spoofing-Angriffe – Vortäuschung falscher Tatsachen

Eine weitere Taktik sind sogenannte „Spoofing-Angriffe“, bei denen Cybekriminelle die Identität einer vertrauten Person oder Mitarbeitenden „klauen“ und dringliche E-Mails, oft mit Links versehen, verschicken. Da ahnt der/die Empfänger:in solch einer E-Mail meist nicht, mit wem er/sie wirklich in Kontakt steht. Deshalb ist es wichtig auf Details in E-Mails zu achten. Bei ungewohnter Ansprache, Schreibstil, Kontextlosigkeit und falscher/fehlender Signatur sollten Ihre Mitarbeitenden die E-Mail löschen und den Vorfall bei einer administrationsbefugten Person/IT-Sicherheitsverantwortlichen im Unternehmen melden. Bei Sorge um die IT-Sicherheit sollte auch der/die „vermeintliche“ Absender:in persönlich über einen gesonderten, vertrauenswürdigen Kanal (z.B. Telefon) kontaktiert werden, um nachzufragen, ob die E-Mail wirklich von ihm oder ihr stammt.

 

Grundsätzlich gilt: Vorsicht bei der E-Mail-Kommunikation

Damit Sie sich neben der Technologie zur Steigerung der E-Mail-Sicherheit Ihres Unternehmens auch auf Ihre Mitarbeitenden verlassen können, sind gewisse IT-Sicherheitsstandards einzuhalten.

Dazu zählt eine regelmäßige Aufklärung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden, Kolleginnen und Kollegen und auch Kundinnen und Kunden zu den Risiken im E-Mail-Verkehr. Vielen ist die Gefahr durch E-Mailkommunikation leider immer noch nicht hinreichend bewusst, obwohl sich die Nachrichten über Hackerangriffe und Schadsoftware in Unternehmen und staatlichen Stellen häufen. Deswegen dürfen regelmäßige IT-Sicherheitsschulungen nicht vernachlässigt werden. Nur so kann ein stets aktuelles Wissen über die sich fortlaufend weiterentwickelnde Cyberkriminalität sichergestellt werden, sodass Phising-Mails in Form von Social Engineering oder Spoofing erkannt und im besten Fall sogar abgewehrt werden.
Mithilfe regelmäßiger IT-Sicherheitsschulungen soll ein Bewusstsein für die Risiken im E-Mail-Verkehr geweckt werden, um damit die Bedrohung durch E-Mail-Angriffe einzudämmen. Schon vor dem Öffnen einer E-Mail sollte der/die Absender:in kritisch auf Authentizität überprüft werden. Handelt es sich um eine/n unbekannte/n externe/n Absender:in, sollte stets Vorsicht geboten sein und die Herkunft der E-Mail bestätigt werden, anderenfalls ungeöffnet bleiben.

Mitarbeitende sollten darüber hinaus dringend fachkundige IT-Ansprechpartner:innen haben, an die sie sich unkompliziert wenden können, wenn bei der Authentizität einer E-Mail oder eines/einer Absenders/Absenderin Zweifel aufkommen sollten.

Folglich ist ein funktionierendes Zusammenspiel von Technologie und Mensch erforderlich und immer wieder zu überprüfen, damit eine Grundsicherheit in der E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens gewährleistet werden kann.